ÉTAPE 2- LE DIAGNOSTIC, le DIAGNOSTIC proposé répond à trois besoins :
. Le besoin de connaitre avec précision l’Entreprise telle qu’elle est. Cet existant constitue la base du processus d’amélioration pour conduire à la vision, définir avec précision la marge de progression qu’implique la réalisation des ambitions de l’Entreprise, établir des plans d’actions Judicieux et réalistes acceptables par tous, obtenir la participation de chacun à l’atteinte des ambitions et de la vision.
. Le besoin pédagogique. En effet, le diagnostic proposé permet de former et d’aguerrir la majorité, voire la totalité, des collaborateurs au travail de groupe.
. Le besoin d’ouvrir l’entreprise sur l’extérieur. Par une meilleure connaissance de la concurrence locale en particulier.
Cette étude de l’existant implique de réaliser préalablement deux enquêtes :
. Une enquête externe pendant la réalisation de ta tête de projet pour avoir des données objectives sur la concurrence locale.
. Une enquête interne « Moi et l’Entreprise » auprès du personnel, après présentation de la tête de projet, pour disposer de données factuelles directes, nécessaires à la connaissance de l’existant collaborateur.
1. POINTS FORTS/POINTS FAIBLES : C’est l’identification des FORCES et des FAIBLESSES du fonctionnement interne de l’Entreprise par le comité de direction et les collaborateurs.
Il s’agît pour l’Entreprise de porter un jugement sur son fonctionnement interne. L’identification des points forts et des points faibles de l’Entreprise est réalisée par le comité de direction et par les collaborateurs dans chacun des services – l’outil SWOT
Les points faibles seront considérés comme des problèmes, les points forts serviront d’appuis pour les résoudre et d’aide au choix d’une stratégie d’action adaptée à l’Entreprise pour atteindre sa vision.
. L’identification par le comité de direction des points forts et faibles de l’Entreprise permet au chef d’Entreprise et aux chefs de service de connaitre, de comparer leurs appréciations sur le fonctionnement de chaque service et d’arriver à une évaluation commune de l’Entreprise.
. L’identification par les collaborateurs des points forts et faibles de leur service permet de connaitre les éléments qui les motivent et les problèmes de fonctionnement journaliers, de les sensibiliser aux exigences de la clientèle, de les impliquer, de les responsabiliser, de mettre en place une méthode participative par un travail de groupe.
Le consultant peut conforter l’analyse à partir d’interviews ponctuelles de membres de l’Entreprise (chefs de service principalement).
2. EXISTANT (Chiffré) : C’est la DESCRIPTION TECHNIQUE, PROFESSIONNELLE ET CHIFFRÉE de la situation de l’Entreprise.
Tout comme la vision et les axes d’orientation concernent l’Entreprise et ses partenaires clients, collaborateurs, environnement, le relevé de l’existant portera sur ces quatre mêmes pôles.
C’est la description technique et professionnelle de la situation actuelle de l’Entreprise.
L’existant est évalué à partir des données chiffrées en possession de l’Entreprise, concernant tous les partenaires (clients, collaborateurs, Entreprise, environnement).
Cette connaissance précise de l’existant est indispensable pour définir les progrès nécessaires à réaliser et les priorités.
Le point sur la situation actuelle des différents secteurs de l’affaire est réalisé par le comité de direction lors d’une réunion de travail avec le consultant Qualité.
. Existant client : c’est la situation actuelle concernant la qualité, la nature et la quantité, des services proposés à la Clientèle.
. Existant collaborateurs : c’est l’expression des collaborateurs sur le fonctionnement de l’Entreprise et leur comportement, organisationnel et relationnel, observés à l’intérieur de l’affaire, et dans les contacts avec l’extérieur, notamment le client (enquête interne). Ce sont les moyens mis en œuvre par l’Entreprise pour assurer la compétence, l’animation, la performance, la motivation du personnel.
. Existant Entreprise : c’est la situation actuelle en terme de volume et de rentabilité de chaque activité et de l’ensemble de l’Entreprise.
. Existant environnement : concerne, le partenariat avec les acteurs externes, l’image que donnent aux clients l’Entreprise et les principaux concurrents locaux (enquête externe), la participation aux manifestations locales et régionales.
La collecte de l’ensemble des données propre à chaque service, est effectuée par chacun des membres du comité de direction.
IDENTIFICATION DES PROBLÈMES : C’est RECENSER ET LISTER les problèmes à résoudre pour passer de l’existant aux ambitions.
3. IDENTIFICATION DES PROBLÈMES : Cette étape permet de situer la nature et le niveau des progrès à réaliser pour atteindre les ambitions et conduire à la vision.
Il s’agit de recenser et de lister par service les différents problèmes à résoudre ( écart entre le réel et le souhaité} avec chacun des partenaires (clients, collaborateurs, Entreprise, environnement) en termes de qualité, management, volume, rentabilité, qui font obstacle à l’atteinte des ambitions.
Ces problèmes complètent la liste de ceux découverts lors de l’identification des points faibles de l’Entreprise et des services. Réalisée lors de la première étape du diagnostic.
Le comité de direction recense et liste les problèmes.
Les listes de problèmes sont ensuite mises à jour périodiquement par le comité de pilotage en fonction de leur résolution ou de l’apparition de nouveaux problèmes.
