ÉTAPE 3- Le Plan de progrès (progrès permanent)
1. PLAN D’ACTIONS : c’est, à partir d’une stratégie d’action, le CHOIX DES PROBLÈMES PRIORITAIRES à traiter dans l’année.
A partir de cette étape le comité de direction devient le comité de pilotage qualité du projet. En effet, il s’agit de piloter la démarche en déterminant les problèmes prioritaires à traiter pour atteindre les ambitions de l’année à venir (A+1). C’est un choix stratégique important puisque ces ambitions pluriannuelles constituent des jalons pour l’atteinte de la vision.
La difficulté stratégique majeure se situe ta première année : comment engager la démarche ?
En général. Il n’est pas souhaitable de s’attaquer tout de suite aux problèmes les plus graves, souvent les plus complexes. Il est plus efficace de privilégier les problèmes simples, de résolution rapide, pour ancrer la démarche et développer le savoir-faire,
A partir de ces critères de sélection qui déterminent la manière de conduire l’action, extraire les problèmes prioritaires à traiter dans l’année, de la liste des problèmes recensés. Ce choix appartient au comité de pilotage.
Les plans d’actions précisent également pour chaque problème choisi, l’indicateur retenu, l’ensemble des actions à conduire dans la logique de résolution de problèmes (causes, solutions provisoires et définitives) lorsqu’ils sont déterminés.
Les plans d’actions de l’année A+1 correspondent au Plan d’Actions du Projet d’Entreprise pour atteindre les objectifs fixés.
2. PILOTAGE DU PROJET : c’est mensuellement, le SUIVI et la GESTION DU PROGRÈS de l’Entreprise par le comité de pilotage Qualité (chef d’entreprise et chefs de service).
Les plans d’actions de l’année A+1 par ambition et par axe d’orientation sont présentés dans le cadre du Plan d’Actions du Projet d’Entreprise annuel.
Le comité de pilotage a défini les plans d’actions de l’année A+1 en fonction des objectifs à atteindre il s’agit maintenant de gérer et de suivre le progrès de l’Entreprise.
Le comité de pilotage décide des premiers problèmes prioritaires à traiter et lance les groupes de travail nécessaires à leur résolution, puis se réunit mensuellement pour :
. Suivre l’avancement de l’atteinte des ambitions
. Mettre à jour la liste des problèmes à traiter
. Suivre l’avancement des travaux de traitement des problèmes prioritaires
. Valider les indicateurs de progrès proposés par les groupes de travail
. S’assurer de la mise en place de ces indicateurs et suivre leur évolution
. Avaliser ou refuser les solutions proposées
. S’assurer de la mise en œuvre des solutions retenues
. Suivre et vérifier les résultats obtenus
. S’assurer de l’élaboration ou de la mise à Jour des procédures pour l’application correcte des solutions
. Lancer de nouveaux groupes de travail
. Élaborer et suivre le tableau de bord qualité de l’Entreprise
Le comité de pilotage assure la mise à jour annuelle du projet, en particulier les ambitions chiffrées sur 3 ans. En fonction de la réalisation des plans d’actions de l’année et des ambitions de l’année à venir. Il définit les nouveaux plans d’actions à inscrire dans le Plan d’Actions du Projet d’Entreprise et à mettre en œuvre l’année suivante.
3. TRAITEMENT DES PROBLÈMES : c’est la RECHERCHE et l’APPLICATION de SOLUTIONS par ta méthode de résolution de problèmes en groupe.
A chacun des problèmes prioritaires retenus devant être traité par un groupe de travail, est associé un responsable qui compose et anime un groupe de collaborateurs, pour résoudre le problème.
Initialement, les animateurs seront choisis parmi les membres du comité de pilotage(chefs de service) formés à la méthode de résolution de problèmes en groupe. Ultérieurement, ce choix pourra être élargi à tout membre du personnel sur la base du volontariat.
En principe, le temps consacré par les membres d’un groupe de résolution de problème est pris sur le temps de travail. L’animateur utilise la méthode de résolution de problèmes en groupe et rend compte de son activité lors de la réunion mensuelle du comité de Pilotage.
Certains problèmes internes aux services, simples à résoudre, ne nécessitent pas la constitution d’un groupe de travail. L’objectif est d’appliquer au plus vite des solutions adaptées aux problèmes rencontrés pour améliorer les performances de l’Entreprise et non de créer des groupes de résolution de problèmes. Le comité de pilotage décide de quelle manière traiter ce type de problèmes.
